Setores de uma empresa

Setores de uma empresa

Função técnica ou de produção – a produção é definida como um processo pelo qual os insumos são transformados em produtos que vão atender as necessidades da sociedade. É a principal parte do trabalho dentro de uma organização. Quando uma empresa se dispõe a produzir alguma coisa, significa que ela desenvolveu um profundo conhecimento sobre seu produto final, tal como: características, técnicas, tipo de material usado, desempenho, utilidade, forma... Esse conhecimento é o know-how da produção. A produção varia conforme a capacidade do mercado consumidor. Ao determinar a capacidade de produção devemos considerar o tempo de operação da fábrica, a relação unidades/horas, o volume de vendas esperado e a capacidade de produção de cada equipamento. O Departamento de Controle de Produção ou DCP é o setor preocupado com os controles de qualidade do produto, da matéria-prima, dos custos na produção, programação e coordenação da produção.. A administração da produção envolve três atividades básicas: 1 – especificar e acumular elementos de entrada, relativa aos recursos necessários para que a produção tenha um fluxo contínuo (garantir os equipamentos, instalações, matéria-prima, mão-de-obra...); 2 – instalação do processo de transformação, decisões sobre o tipo de processo, equipamento e máquinas a serem usados; 3 – coordenação e operação do processo produtivo. Aqui o objetivo é produzir de forma eficiente, incluindo as atividades operacionais: rotina de material, programação, divisão de tarefas... Essas três atividades básicas devem figurar no organograma da empresa de tal forma que permitam um perfeito relacionamento entre elas. Como a função de produção é uma das atividades principais na organização, a maioria das empresas contém uma diretoria de produção ligada ao presidente da empresa, para que as decisões sejam tomadas com rapidez. Na produção, quando a demanda é flutuante (varia muito) têm-se três maneiras de contornar o problema: 1 - ter um programa de produção fixo, e um estoque alto para satisfazer a demanda; 2 - variar a produção segundo a demanda de mercado e manter um estoque pequeno como segurança; 3 - usar a combinação dos dois sistemas anteriores para manter o custo mínimo. Outro problema inerente à programação é o tempo exigido para o fluxo de mercadorias e serviços necessários à produção de matéria-prima, partes prontas, ferramentas... O terceiro problema e o de menor importância é o de determinar a seqüência própria ou mais adequada para as operações.

Função financeira (contabilidade) – tem como objetivo básico a obtenção de fundos suficientes para manter o negócio em operação, deve-se usar da melhor forma os fundos obtidos, levando em conta o retorno desejado pelos acionistas. As decisões devem levar em conta não apenas os lucros esperados, mas também o risco incremental que eles representam para a empresa. A contabilidade tem como função o controle do patrimônio e às informações sobre sua composição e variáveis. Inclui relatórios à administração, aos proprietários e diretores, aos credores e fornecedores, aos bancos e financeiras, ao governo (tributos) e aos investidores. No cálculo dos custos e orçamentos, deve-se levar em conta gastos como: instalações; aluguel; despesa com água, luz, telefone; material de oficina; material de escritório; depreciação de móveis, bancadas e instrumentos; pró-labore dos sócios; despesas com contador; assinaturas de revistas técnicas; compra de livros e esquemáticos; impostos; componentes(materiais); encargos sociais e mão-de-obra; custos de distribuição (propaganda, telefone, combustível, promoções, correio...). A função contábil também deve administrar o controle do patrimônio e as informações sobre sua composição e variações para informar terceiros, que tem interesses vinculados ao patrimônio, como: 1 – proprietários e diretores que, por meio de relatórios, podem verificar se a atividade da empresa está alcançando os objetivos desejados; 2 – os credores e fornecedores. São grupos que têm interesse em conhecer a empresa, a fim de avaliar a sua capacidade de saldar no vencimento os compromissos assumidos; 3 – os bancos e as financeiras. São grupos que têm grande interesse em conhecer empresa para, através dos balanços e demonstrativos, avaliar a sua capacidade de liquidez em saldar os seus compromissos no vencimento; 4 – o governo que, necessita de informações sobre as atividades para exercer o seu poder de tributo (cobrança de impostos); 5 – os investidores que, precisam saber como estão sendo desenvolvidas as operações da empresa, a fim de que possam decidir a respeito de uma futura compra ou venda de ações.

Função comercial (marketing) – determina as necessidades e desejos do consumidor e produz bens que satisfaçam essas necessidades. Dentre suas atividades têm-se merchandising (propaganda), localização e medição da demanda, disponibilização do produto. A área de marketing é responsável por trazer novos clientes e manter os antigos. Os meios de divulgação são: Internet, jornais, revistas especializadas, out-doors, faixa nas ruas, anúncios em ônibus, propaganda em rádio/TV. Deve também preocupar-se com o atendimento, que se inicia na recepção da empresa ou no telefone. No atendimento usa-se o bom senso, linguagem clara, olhos nos olhos do cliente, escutando-o, não o interrompendo e não dizendo que o cliente está errado. Os principais tipos de cliente são: o tipo preço, o tipo calado, o tipo arrogante, o tipo intelectual, o tipo apressado e o tipo velho conhecido. Cada um deve ser tratado de uma maneira diferente. A administração de marketing deve preocupar-se com: 1- localizar e medir a demanda de um ou mais grupos de consumidores para algum tipo de produto ou serviço em determinado espaço de tempo; 2 – traduzir essa demanda em produtos; 3 – desenvolver e implementar um plano que torne o produto disponível.

Função de Recursos Humanos (RH) – faz a análise do trabalho, com os seguintes objetivos: eliminação de desperdício, treinamento dos operários e especialização de atividades. A avaliação do desempenho pode ter os seguintes usos administrativos: adequação do indivíduo ao bom desempenho, treinamento, promoções, incentivo salarial ao bom desempenho, melhoria das relações humanas, auto-aperfeiçoamento do empregado, informações básicas para a pesquisa de RH, estimativa do potencial de desenvolvimento do empregado e feedback de informações ao próprio indivíduo avaliado. O RH também tem a função de seleção de novos funcionários e designação das atividades.

Função administrativa – cuida dos serviços de compras, estoques e controles. Deve ser informatizada, com a emissão de vários relatórios de controle, incluindo entrada/saída de produtos, análise financeira, receita, despesa, patrimônio... Na administração de uma empresa, o planejamento organizacional é desenvolvido para o alcance de uma situação desejada. Enquanto isso o planejamento estratégico envolve empreendimentos que afetam toda a empresa por longos períodos de tempo. É de responsabilidade dos níveis mais altos da empresa e diz respeito tanto à formulação de objetivos quanto a seleção de cursos de ação a serem adquiridos para a sua consecução. Já o planejamento tático tem por objetivo otimizar determinada área de resultados e não a empresa como um todo. É projetado a médio prazo e tem como decisões principais: 1 – estruturar os recursos da empresa para proporcionar melhor desempenho; 2 – organizar, adquirir e desenvolve os recursos; 3 – estruturar o fluxo de informações, de autoridade e responsabilidade; 4 – adquirir e desenvolver recursos financeiros, humanos e materiais. O planejamento operacional é a formalização das metodologias de desenvolvimento e implantação. É de caráter imediatista, abragência local, aborda apenas uma tarefa ou uma operação e desenvolvido nos níveis mais baixos da hierarquia empresarial. Deve contar com detalhes: 1 – os procedimentos básicos a serem adotados; 2 – os produtos ou resultados finais esperados; 3 – os prazos estabelecidos; 4 – os responsáveis pela sua execução e implantação. Numa empresa, o controle é a função administrativa de restringir e regular vários fatores. Isto equivale a verificar que cada pessoa faz a coisa certa, no tempo certo, no lugar certo e com os recursos certos.

Função executiva – deve traduzir os planos dos superiores em planos e ordens imediatos, emitir ordens específicas, supervisionar e motivar os esforços atuais. Divide-se em diretores e gerentes de departamentos.

Grupos formais permanentes (departamentos) – são unidades necessárias ao dia-a-dia operacional da organização cuja a função é importante para a eficiência. Ex: departamento de contabilidade, departamento de engenharia, setor de compras, almoxarifado...

Segurança de uma empresa leva em conta a prevenção de acidentes de trabalho, roubos e incêndios

Tipos de departamentalização

Organização por função – é baseada na especialização e divisão de trabalho. A função é parte de uma organização ou atividade. Uma organização é um conjunto de funções compostas para atingir um ou mais objetivos.

Organização por produto – permite uma descentralização e surgem unidades com as responsabilidades concentradas em um produto específico.

Organização por mercado – quando as companhias se tornam grandemente orientadas para marketing, há uma tendência muito grande de estabelecer uma organização orientada para atender às necessidades do mercado. Isso exige diferentes força de venda, promoção, preço, embalagem e outras técnicas e estratégias de marketing.

Organização por área geográfica – prática comum em empresas multinacionais.

Organização por processo – os indivíduos são agrupados por habilidades tecnológicas a nível de especialização.

Organização matricial – quando duas organizações complementares (a por projeto e a funcional) são fundidas para criar a organização matricial.